Réunion du CE pendant les congés d’été : comment faire en pratique .

Bien souvent, pendant les périodes de grandes vacances, l’entreprise fonctionne au ralenti en raison des départs en congés. Ce n’est pas une raison pour faire l’impasse sur les réunions périodiques du CE, qui doit continuer de se réunir en juillet et en août. Voici nos conseils pratiques pour que le comité d’entreprise puisse continuer de se réunir l’été, malgré les congés des uns et des autres ou la fermeture de l’entreprise.

En fonction de l’effectif de votre entreprise, l’instance au sein de laquelle vous êtes élu doit tenir une réunion mensuelle ou bimestrielle. Si votre entreprise compte :

  • au moins 300 salariés: il doit y avoir 1 réunion par mois ;
  • moins de 300salariés : votre instance doit être réunie au moins une fois tous les 2 mois.

En pratique, cela pose parfois quelques difficultés, comme lorsque la plupart des élus sont en vacances ou que l’entreprise ferme ses portes, ce qui est notamment le cas l’été. Cela est d’autant plus vrai si le CE doit tenir des réunions mensuelles.

Les mêmes difficultés peuvent également se poser pour la réunion de la délégation unique du personnel.

Pas de suppression de la réunion, mais un report possible

Même si peu de membres du CE sont présents dans l’entreprise pendant les congés d’été, et même si l’entreprise ferme, il n’est pas possible de prévoir la suppression pure et simple de la réunion périodique. En effet, les règles édictées par le Code du travail en matière de périodicité des réunions sont d’ordre public : le CE doit se réunir 6 fois par an dans les entreprises de moins de 300 salariés et 12 fois par an dans celles de plus petite taille.

En revanche, un report de réunion est possible et toléré.

L’entreprise ferme pendant les congés

Comme environ 40% des entreprises françaises, la vôtre ferme peut-être ses portes pendant les grandes vacances ?

Si l’entreprise ferme (et que tous les salariés, y compris les membres du comité d’entreprise prennent leurs congés en même temps), il est possible que la réunion qui aurait dû se tenir pendant la période de fermeture se tienne avant la fermeture de l’entreprise, ou à sa réouverture, par exemple. Cela est possible, puisque la réunion, bien que devant avoir lieu tous les mois ou tous les 2 mois, n’a pas à se dérouler à date fixe.

Par exemple, en cas de réunion ordinaire mensuelle, si l’entreprise ferme au mois d’août :

  • 2 réunions peuvent se tenir au mois de juillet : une en début ou milieu de mois et une en fin de mois avant la fermeture en veillant à ce que la consultation qui aurait dû avoir lieu en août se tienne à une date aussi proche que possible de la fermeture de l’entreprise ;
  • 1 réunion peut être tenue en juillet et 1 début septembre, après la fermeture en veillant à ce que la consultation qui devait se tenir au mois d’août se tienne à une date aussi proche que possible de la réouverture de l’entreprise. La réunion de septembre peut avoir lieu en milieu de mois ou fin septembre.

Les congés sont donnés par roulement

Lorsque l’entreprise ne ferme pas, et que les congés sont donnés par roulement, l’absence d’une partie des élus n’empêche pas le CE de se réunir, puisqu’il n’existe pas de condition de quorum. La réunion doit être tenue même si seulement la moitié (ou même moins) des membres de votre instance est présente.

Même pendant vos congés payés, votre employeur a l’obligation de continuer à vous convoquer aux réunions du CE. Si vous le souhaitez, vous êtes en droit d’assister à la réunion puisque même si votre contrat de travail est suspendu (en raison de vos congés) vous gardez la capacité d’exercer l’intégralité de vos missions représentatives. En effet, même en période de congés payés, le membre du CE continue à exercer son mandat, et peut assister aux réunions de l’instance.

Pouvez-vous assister à la réunion en web conférence pendant vos vacances, plutôt que de retourner à l’entreprise ?

Votre employeur est responsable du respect de la périodicité des réunions périodiques du CE. Tout manquement à cette obligation de vous convoquer périodiquement est susceptible de constituer un délit d’entrave.

Faire constater un délit d’entrave (définition, tribunal compétent, procédure…)

Vous avez besoin d’un conseil personnalisé ? Pourquoi ne pas contacter un avocat qui pourra répondre à vos questions en cas de délit d’entrave ? Parfois, un simple coup de fil suffit.

Lorsque l’entreprise ne ferme pas, la tenue mensuelle (ou bimestrielle) ne pose donc pas de difficulté : le CE est réuni tous les mois (ou tous les 2 mois), périodes de congés ou non.

Un ordre du jour plus léger en période de congés

Le secrétaire du CE, qui, rappelons-le, fixe l’ordre du jour conjointement avec l’employeur, peut proposer à ce dernier de prévoir, dans la mesure du possible, un ordre du jour allégé, tant que les élus du comité ne sont pas majoritairement de retour.

Opter pour un ordre du jour plus léger permet d’éviter que les questions les plus importantes ne soient abordées en l’absence de bon nombre d’élus.

En revanche, si des impératifs l’imposent, une consultation de nature plus importante peut se tenir pendant les vacances de juillet ou d’août, même en l’absence de certains élus, sans que la validité de la consultation ne soit remise en cause.

Peuvent par exemple être abordées lors des réunions du mois de juillet ou d’août, la consultation périodique relative au congé sabbatique, au congé de solidarité internationale ou encore au logement des salariés (1% logement appelé aussi 1% patronal.

Le secrétaire et le président du CE privilégieront d’aborder d’autres thèmes plus importants, comme celui de la durée du travail et des aménagements du temps de travail, en dehors des grandes vacances, ainsi que les informations données annuellement sur la santé et la sécurité au travail.