Représentants du personnel : qu’en est-il du remboursement de vos frais de déplacement ?

Les Institutions Représentatives du Personnel (IRP), sont des interlocuteurs privilégiés des salariés et permettent une communication entre l’employeur et ses salariés. Pour ce faire, ils sont amenés à se déplacer dans l’entreprise, dans un autre établissement du groupe ou pour participer à des réunions. Vous êtes salarié protégé et vous vous demandez si les frais occasionnés par ces déplacements vous seront remboursés par votre employeur ? Voici ce qu’il faut retenir.

Les frais de déplacement doivent-ils être remboursés ?

Le principe

Lorsque vous êtes salarié protégé et que vous exercez des missions liées à votre mandat, vous ne devez subir aucune perte de rémunération. Le cas échéant, vous êtes fondé à engager une action pour discrimination syndicale.

Vous bénéficiez d’un maintien de votre rémunération. En clair, vous êtes payé comme si vous restiez à votre poste de travail.

Par maintien de salaire il faut entendre notamment :

  • le salaire de base que vous percevez pour chaque heure travaillée ;
  • les différentes primes et indemnités forfaitaires qui complètent votre salaire de base.

Mais attention, il n’est pas question d’essayer d’en profiter ! En effet, tous les frais ne peuvent pas être remboursés ! Il convient de distinguer les différentes dépenses remboursables et celles qui ne pourront pas être mises à la charge de votre employeur.

Les frais qui pourront faire l’objet d’un remboursement

Les frais liés à l’utilisation de votre véhicule ou des transports en commun à votre disposition sont bien entendus visés par cette prise en charge.

Mais qu’en est-il si vous êtes contraint de vous déplacer sur plusieurs jours et que des frais d’hôtellerie et de restauration se rajoutent à la note ? Ou bien, qu’en raison de l’heure de la réunion et de la durée du trajet, vous êtes amené à partir la veille ?

Rassurez-vous, ces frais sont bien pris en charge par l’employeur.

Tous les frais doivent-ils être remboursés sans distinction ?

Les frais qui font l’objet d’un remboursement

L’employeur doit rembourser les frais exposés par les représentants du personnel (membres du comité d’entreprise (CE, DUP), du Comité d’Hygiène, de Sécurité et des Conditions de Travail (CHSCT) des délégués du personnel (DP) etc …) lorsque ces frais sont exposés dans le cadre de leurs missions.

Mais encore une fois, il faut être vigilant : l’initiative, l’importance ou le caractère obligatoire ou non du déplacement, peut tout changer !

Si la réunion est à l’initiative de l’employeur, les frais de déplacement en résultant seront donc bien entendus totalement pris en charge.

Par exemple, un membre du CE qui serait amené à exposer des frais de déplacement pour se rendre aux réunions imposées par ses obligations légales, devra être remboursé . Il en est de même si les réunions en question sont à la demande de la majorité des membres du CE puisqu’elles présentent, elles aussi, un caractère obligatoire.
Ce n’est donc pas au CE de les prendre en charge sur son budget de fonctionnement.

Les membres du CHSCT, en charge de vérifier que la santé et la sécurité des salariés est bien assurée, peuvent être amenés à se déplacer dans le cadre de leurs missions, afin de diligenter des enquêtes et des inspections. Inutile de préciser que les frais exposés dans ce contexte, sont également pris en charge par l’employeur.

Si votre employeur refuse de prendre en charge vos frais de déplacement, il commet un délit d’entrave  Dans ce cas, n’hésitez pas à faire appel à un spécialiste pour débloquer cette situation (par exemple inspection du travail)

Enfin, votre employeur peut fixer les conditions de prise en charge des frais de déplacement notamment par le biais d’un accord collectif à condition de ne laisser subsister aucune dépense à votre charge.

Les frais excluant le remboursement par l’employeur.

Certaines indemnités ou primes ne vous sont pas versées lorsque vous utilisez votre crédit d’heures.

C’est le cas des frais professionnels que vous ne supportez pas lorsque vous exercez votre mandat et que vous ne travaillez pas : ils ne vous sont pas remboursés puisque vous n’avez engagé aucun frais.

En dehors des réunions obligatoires, des inspections et enquêtes, si vous exposez des frais, votre employeur n’a pas à les prendre en charge. C’est le cas, par exemple, des réunions préparatoires du CE, d’un rendez vous à l’inspection du travail, la participation à un salon des CE, un RDV avec un prestataire du CE ect) .

Ces frais peuvent être imputés sur le budget de fonctionnement du CE

Par contre les frais de déplacement des DP ne sont pas pris en compte par le CE, c’est pour quoi si vous avez RDV avec l’inspection du travail il faut y aller avec un membre du CE pour qu’il se fasse rembourser.

Malheureusement, aucun texte n’impose à votre employeur l’obligation de vous rembourser les frais de déplacement que vous pouvez exposer dans les cas où la réunion n’est pas à son initiative .

Cependant, la plupart du temps, cette difficulté est réglée par voie d’accord ou par les conventions collectives, vous pouvez donc consulter ces documents conventionnels propres à votre entreprise pour voir s’il est prévu des dispositions en la matière.

De plus, il n’est pas impossible que l’employeur mette à votre disposition un moyen de transport. En effet, le Code du travail prévoit que le CHSCT reçoit de l’employeur les moyens nécessaires aux déplacements imposés par les enquêtes ou inspections.