Bons de délégation : les conditions de validité du système.

Les heures de délégation permettent aux représentants du personnel d’exercer leurs missions de défense et de prise en compte des intérêts des salariés, de présentation des réclamations individuelles et collectives. L’utilisation de ces heures pendant le temps de travail ne doit avoir aucun impact sur la rémunération des élus (DP, membres de CE ou du CHSCT). Le crédit d’heures de délégation est individuel et personnel en principe. Il doit être utilisé dans le cadre de l’exercice du mandat. En pratique, l’employeur doit pouvoir suivre l’utilisation de ces heures, il peut donc mettre en place à cet effet le système des bons de délégation. A quelles conditions le système est-il légal et comment le mettre en place ?

Si l’employeur ne peut soumettre l’utilisation des heures de délégation à une autorisation préalable de sa part, il peut en revanche mettre en place un outil de suivi et de décompte des heures afin de faciliter la gestion de la charge de travail dans son entreprise. Il s’agit des bons de délégation.

La mise en place des bons de délégation

Le bon de délégation est un système interne à l’entreprise qui permet un décompte et un suivi des heures de délégation afin d’éviter tout dépassement. Il permet également de prévoir les absences et d’organiser les remplacements nécessaires au maintien de l’activité de l’entreprise.

Les juges ont considéré depuis longtemps que la pratique des bons de délégation était licite. Cependant, il faut faire attention à leurs modalités d’application, elles peuvent rendre le système illicite.

Le système des bons de délégation, pour être licite, doit respecter les conditions suivantes :

  • le système doit faire l’objet d’une procédure de concertation : les représentants du personnel doivent être consultés avant la mise en place des bons de délégation
  • le respect d’un délai de prévenance et non une autorisation préalable : l’employeur n’a pas à contrôler a priori l’utilisation des heures, il ne peut donc les soumettre à son autorisation préalable. Le système doit, tout au plus imposer le respect d’un délai de prévenance avant la prise des heures qui permettra à l’employeur d’adopter les mesures rendues nécessaires par le remplacement de l’élu.

Suite à la consultation des représentants du personnel, il est possible de conclure un accord d’entreprise qui pose les conditions de mise en place et d’utilisation de ces bons de délégation avec les organisations syndicales présentes. A défaut, un accord avec le comité d’entreprise peut être conclu. L’avis favorable des institutions représentatives du personnel en place n’est pas indispensable. Il suffit que l’employeur les ait consultées pour pouvoir mettre en place les bons de délégation.

L’utilisation du bon de délégation

Le bon de délégation est un document écrit qui généralement contient les mentions suivantes :

  • nom et prénom du salarié élu ;
  • mandat exercé ;
  • date et heure de départ prévue ;
  • durée présumée de l’absence ;
  • nombre d’heures déjà prises dans le mois au moment où le bon est rempli.

Le motif de prise des heures n’a pas à être mentionné sur le document, cela reviendrait en effet à un contrôle de l’utilisation des heures. Le lieu d’utilisation des heures n’a pas à figurer sur le bon non plus. En revanche, il est possible d’y préciser s’il y a un déplacement à l’extérieur de l’entreprise ou non. Ceci se justifie au regard des responsabilités en cas d’accident de travail ou de trajet.

Il est recommandé de faire signer le document par le responsable du salarié qui exerce le mandat. Le bon devra être complété au retour du représentant afin de mentionner la durée exacte de l’absence. Il sera à nouveau signé par l’élu et son responsable. D’un point de vue pratique, il est possible de prévoir un formulaire en deux parties.

Les bons peuvent être délivrés par le responsable hiérarchique du représentant du personnel ou par le service des ressources humaines en charge de la paie et du suivi du temps de travail des salariés.

L’élu doit pouvoir s’en procurer de manière immédiate et sans limitation. Le supérieur hiérarchique ne doit pas avoir à demander une autorisation pour remettre un bon de délégation à l’élu sous peine de caractériser un délit d’entrave.

Sachez qu’à partir du moment où le système de bon de délégation est instauré dans votre entreprise, vous êtes tenu de vous y soumettre et de les utiliser. Le refus d’utilisation des bons de délégation peut constituer une faute passible de sanction disciplinaire pouvant aller jusqu’au licenciement.

Notez également que l’employeur n’a pas à contrôler l’utilisation conforme de vos heures de délégation. En cas de doute sur le respect de la finalité du mandat, il lui est interdit de ne pas rémunérer les heures de délégation. Il doit, après les avoir payées, demander des explications à l’élu qui doit apporter des éléments démontrant qu’il les a utilisées conformément à leur objet (l’exercice du mandat). A défaut, l’employeur pourra saisir le juge pour demander le remboursement des heures indûment rémunérées.