Bien utiliser les budgets du CE en 2017

2017 : après le bilan de 2016, il est temps pour les membres du CE de se pencher sur l’utilisation des nouveaux budgets. Faut-il reconduire les mêmes dépenses d’activités sociales et culturelles ? Avez-vous bien évalué les besoins et toutes les options qui s’offrent à vous en matière de chèques et bons cadeaux ? Y a-t-il d’autres options à mettre en place pour éviter les cotisations sociales ? Comment bien utiliser votre budget de fonctionnement ? Voici quelques conseils pour optimiser la préparation et l’utilisation des budgets pour 2017.

En fonction de ce que vous voulez mettre en place et de l’objet des actions menées, le budget à imputer n’est pas le même. Veillez tout particulièrement à utiliser le bon budget : celui pour les activités sociales et culturelles (ASC) ou le budget de fonctionnement.

Quelles actions mener avec le budget ASC ?

Sachez que toute dépense liée à une activité qui profite aux salariés ou à leur famille relève du budget lié aux activités sociales et culturelles. Si aucune définition légale n’existe, peuvent être considérées comme des activités sociales et culturelles toutes celles non obligatoires exercées principalement au bénéfice du personnel de l’entreprise, sans discrimination, quel que soit son mode de financement, sa date de création ou encore sa dénomination. En outre, elles doivent être exercées en vue d’améliorer les conditions collectives d’emploi, de travail et de vie du personnel au sein de l’entreprise.

Avant d’arrêter votre choix, vous pouvez pour vous aider :

  • faire un inventaire des opérations et activités mises en place en 2016 (ex : cadeaux de Noël, bon d’achat mariage, prime de rentrée scolaire pour les enfants…) ;
  • évaluer les besoins et envies du personnel bénéficiaire : pourquoi ne pas faire remplir un questionnaire aux salariés de votre entreprise ? Si vous hésitez entre deux activités, nous vous conseillons de mettre en place un sondage, ainsi vous saurez laquelle des deux plaira davantage à vos collègues (ex : bon de réduction pour les activités culturelles et de loisirs).

Vous devez également estimer le montant de votre budget en la matière. Cela vous évitera toute surprise. De plus, n’hésitez pas à démarcher plusieurs prestataires afin d’obtenir les meilleurs tarifs. Privilégier les activités non soumises à cotisations peut également être un atout. Vous ferez ainsi une utilisation optimale et raisonnée de votre subvention.

Le choix d’une nouvelle activité sociale et culturelle résulte d’une décision collective de votre comité. Il doit donc être mis à l’ordre du jour d’une réunion pour délibération.

Quelles activités pouvez-vous mettre en oeuvre ? A quoi peut servir l’argent collecté au moyen de la participation employeur ? Le choix en la matière est très vaste, en voici des exemples :

  • bons d’achats, chèques cadeaux, cadeaux ;
  • chèques-vacances, chèques-événements, chèques-lire, chèques-culture… ;
  • participation au financement du Chèque Emploi Service Universel (CESU)… ;
  • aide financière en faveur des services à la personne et des gardes d’enfants ;
  • séjours, voyages, spectacles, activités sportives…

En cas de non-respect de ces règles, le comité d’entreprise, comme les entreprises, risque de faire l’objet d’un redressement URSSAF.

Que faire avec le budget de fonctionnement ?

Vous pouvez utiliser ce budget pour tout ce qui a un lien avec le fonctionnement ou l’exercice des attributions économiques du CE.

S’imputent sur ce budget :

  • vos frais courants de fonctionnement (fournitures de bureau, frais de téléphone, internet, édition de bulletins d’information…) ;
  • la rémunération du personnel du comité ;
  • la prise en charge des frais de déplacement des membres (transport, hébergement…) ;
  • les dépenses liées aux prestataires de services auxquelles le comité a recours (société de maintenance d’un site internet…).

Également, vous pouvez utiliser cette subvention pour :

  • payer les honoraires des experts que vous pouvez être amené à solliciter (ergonome, économiste, expert-comptable, juriste…) ;
  • être conseillé, ponctuellement ou de manière permanente, dans le cadre des attributions économiques ;
  • vous former ;
  • prendre en charge les frais d’une expertise du Comité d’hygiène, de sécurité et des conditions de travail

En ce qui concerne les objets publicitaires, distribués notamment dans le cadre de campagnes de communication, restez vigilant ! Si vous pouvez utiliser votre budget de fonctionnement pour ces campagnes auprès des salariés, ces objets de pub sont considérés comme des avantages en nature et seront soumises à cotisation depuis le premier €uro.

Attention : même si vous n’utilisez pas en totalité votre budget de fonctionnement, vous ne pouvez en aucun cas l’utiliser pour les activités sociales et culturelles ! Ne dérogez pas à cette règle. Par contre vous pouvez placer l’excédant du 0,2  sur un livret déblocable rapidement, dans ce cas, vous pourrez transférer les intérêts que ces sommes vous rapportent sur le budget des ASC.